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如何真正做好項目管理?

文章出處: 人氣:發表時間:2019-06-25 16:59:20

項目要能順利執行其實并不簡單,如果又渉及多個單位合作,困難程度又大增。

從項目經理的工作日志片段,可以看出每個項目經理應該都有自已悲慘的故事,程度恐怕只有過之而無不及。項目經理到底應該有哪些看家本領呢? 

一個稱職的項目經理應該要具備以下的能力: 


1. 要易于溝通 


筆者在2002年時曾經親自問過美國的一位項目管理專家-Dr. William Wells(曾任美國阿波羅登月計劃的計劃主持人),問他一位項目經理最需要具備的功夫是什么。那時他的回答是「一位項目管理最需具備的有三件事,第一是溝通,第二是溝通,第三還是溝通」。 


請您回想一下,在執行項目時,你花費最多時間在什么部分?跟領導報告工作進度、跟客戶介紹產品及說明工作成果、跟項目成員交待工作、跟單位內的其它人員爭取支持、跟合作廠商協調配合事項……對項目經理來說,一天內大部分的時間幾乎都是在跟人溝通。 


溝通,可以很簡單,也可以很復雜。對于部分人來說,反正溝通就是把我的意見表達出來嘛,有什么難的??墒窃陧椖窟^程中有那么多的人與項目有關,因此要考量的,不僅是把意見表達出來而已,而在于「在什么樣的時間,運用什么樣的方式,將什么樣的信息,傳達給什么樣的人」。 


很多項目經理都是屬于「被動式的項目經理」。就是「你先說你要什么項目信息,我想辦法去弄這些信息出來給你」。因此,信息整理的工作基本上是沒有列入工作管制的,只能夠見招拆招,抱著應付的心態來面對信息的供應。 


如果換個比較主動的角度來看,項目經理先了解每個與項目有關的人想要知道什么,這些信息一定有重復的地方,然后將這些信息做個整理歸類,不等你開口要,我就先提供給你,讓你對項目沒有疑惑,化被動為主動。這些信息整理歸類的動作,直接就納入在項目經理的工作管制之中,這樣對項目經理而言,也沒有任何的「意外」。 


講起來簡單,做起來其實也不難,兩個小時就可以做好溝通計劃,幾個步驟掌握住就好:


(1) 認識項目干系人

(2) 分析項目干系人的信息需求

(3) 依照信息需求找出信息種類

(4) 將信息種類歸類

(5) 決定信息傳遞的周期

(6) 決定信息傳遞方式

(7) 搜集信息

(8) 傳遞信息

(9) 檢討信息傳遞成效


2. 要想的周全 


項目經理有點像魔術師。事前先考慮要表演那些魔術,然后將道具準備好,跟助手、燈光及舞臺配合,先仿真演練幾遍,指示每個人互動方法,并且事先想到如果發生問題時如何處置;確認都沒有問題后,開始表演;表演時要掌控會場氣氛,使整個場子有高潮迭起的感覺;如果環節出了問題,要馬上能夠應變,使節目能夠繼續下去,而不是就此停頓;節目結束后,感謝每個人的合作,同時檢討整個表演的過程需要改進的地方,如此一段表演才算正式收尾。 


項目經理的責任就是掌控全場,把這段表演完美無缺的呈現出來。不過太難了,執行過的項目的人都知道,首先客戶的需求不容易了解,其次計劃時間不夠,再來執行時問題重重,等到收尾時只能草草了事。 


表演魔術可以事先演練,找出問題先解決,執行項目可沒辦法先來一遍。因此項目經理能不能夠將未來半年、一年或兩年如何執行及因應先「演」過一遍,就對項目的成功有很大影響了。而這就靠項目經理做「計劃」的功夫。做計劃其實是很煩人的事,相信每個人都有經驗。必須考量有多少時間、要怎幺做、有誰可以做、技術上是否可以支持、關鍵技術是否可以掌握等,做到這個地步,恐怕早已是滿身大汗。 


做個小練習:取一張白紙,在紙的上緣首先將要交給客戶的產品以樹狀方式畫出來。然后在紙的中間,將如何做出這項產品的主要工作步驟(5-6個即可),以流程圖的方式由左至右用箭頭連起來;需要供貨商供貨或其它單位配合的部份,以分支的方式指向各主要步驟。 


上述步驟,就是整個計劃的基礎了。由上圖,可以發展出細部的工作步驟及時間、所需的人力資源及預算需求、采購品項及合同商要求等。如何發展出這些細節,限于篇幅,爾后再論。 


這樣還不夠的。再取一張白紙,將執行這些工作步驟所可能產生的問題列出來。這個是很關鍵的步驟,列的愈多,將來臨機處理的狀況愈少(試想如果項目執行過程中可能發生100個問題,你能事先考量到99個,你只要去擔心那突然出現的1個;但如果你只事先考量到1個,那結果可就不得了了)。這些問題,就是你要先期處理,以減少處理意外狀況的時間。 


兩張紙,一個計劃的框架就成形了。這樣其實還不足以執行項目,但是最起碼項目經理先將整個項目執行過程大概想了一遍(就有如魔術師先行彩排一樣),同時也建立一個以后細部計劃的基礎。由以上的練習來看,做計劃并不難,重點在于去不去想,去不去做。 


3. 要能夠預測結果 


日前一個朋友赴美,飛機誤點,航空公司沒有宣布會延誤多久時間,因此在機場枯坐了三個鐘頭。搭乘那班班機的乘客,有的人需要轉機,有的人有親友在目的地機場接機,有的人初次訪美。此時在機場看到每個人都是焦慮的眼神,焦慮的原因在于他們無法知道誤點多少時間,所以沒有辦法控制之后的行程。你的項目是不是也是如此? 


計劃是「想」,執行是「做」。真的去做的時候,碰到需求、能力、技術、管理、人力等問題,都會影響到執行效果。雖然最后都可以完成,但是如果無法推測完成的時間、成本及產出,項目經理就像是那些旅客一樣──彷徨無助。所以項目經理除了要會做計劃之外,還要能綜合研判情勢,預測項目時間、成本及產出的結果。 


以一個一年的項目來說,開始之后,項目經理就負了成敗責任,所有的壓力都落在項目經理肩上。每天項目經理要想的,不應該只是誰的問題要怎么解決,今天的日子要怎么過,而是一年后的今天,我是否可以將客戶要的東西按時交付、公司的項目盈余目標可以達成、今天無法達成的,剩下的時間里我應該怎么處理才能達成。所以總的來看,項目經理不僅要做Micro Management(細節管理),同時還要做到Macro Management(總體管理)。而要做到 Macro Management最基本的作法就是從全面預測項目結果,并且采取各種因應作法。 


要如何預測結果?今天工作延誤,明天也會延誤,后天也照樣會延誤,以后到底要如何補回來呢?傳統的項目經理在現在這個時點是沒有概念的,結果是到項目要結束前才在趕工,到那時候才發現所要花的錢早就把利潤吃光了。


比較好的作法是今天發生問題了,找出原因,評估這個問題如何解決。如果一定得增加時間及人力,那幺假設今天這個工作得延長二周,照著時程表推下去,所有相關工作,包含對人力資源、合同商、成本的影響為何都要找出來;再往下看,推到項目完成期限,是否會延誤(不是所有工作的延誤都對項目完成時間有影響的?。?;如果有影響,就要思考后續的工作要如何先期調整,以適度的調配資源。要做這些評估,較簡單的方式,可能仍得借助項目管理軟件。目前項目管理軟件,不論是國內或國外的,都能做到計劃功能,也能夠經由計劃的調整,去分析對整體的影響。 


項目經理的工作其實是很復雜。對于一個不愿意看全局的項目經理,這些步驟全部在不知不覺中被省去。但是對于一個企業來說,由一位沒有看家本領的項目經理來執行重要的項目,公司的時間、名譽、獲利及質量保證,不僅僅是兒戲。


此文關鍵字:項目經理 空調系統
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